活動企劃案的書寫

活動企劃案的書寫

黃春生牧師

有一說法，1880年代美國William Cleaver Wilkinson教授提倡以「Three Ws」，即 What? Why? What of it? (meaning)來查考聖經。雖然這沒有什麼獨創性，但後來卻被廣泛運用在各種層面，並擴大成為「Five Ws」，並應用在學習與教學上。(Henry Clay Trumbull, Teaching and Teachers, Philadelphia, 1888, p. 120.)

舊式的企劃案大都依循「人事時地物」的「Five Ws」，又稱為「5W」。經過人們的不斷運用和總結，逐步形成了一套成熟的「5W1H」模式中文又稱為「六何法」。此法，據說源自Rudyard Kipling在1902年的" Just So Stories(原來如此) "中的一篇詩 "The Elephant's Child"(大象的孩子)的內容。這首詩內容是：

I keep six honest serving-men

(They taught me all I knew);

Their names are What and Why and When

And How and Where and Who.

我有六個誠實的僕人

(我所知道的都是他們教我的)；

他們的名字叫做「何事」、「為何」、「何時」、

「如何」、「何地」與「何人」。

在文學上六何法給予作者創作的思考方向，同樣地六何法也可以提供我們在思考方法上一個路徑，也可以說是一種創造技法。是對選定的項目、工序或操作，都要從原因(WHY)、目的(WHAT)、地點(WHERE)、時間(WHEN)、人員(WHO)、方法(HOW)等六個方面提出問題進行思考，可使思考的內容深化、科學化。

「六何法」之後很快有革新的「七何法」即「5W2H」。據說，此法是第二世界大戰中美國陸軍兵器維修部所創，有助於彌補經費、價值的考慮時的疏漏，也對六何法予以補充。七何法重點如下：(1)WHY為何、原因，為何要這麼做？為何理由？為何原因？(2)WHAT何事、主旨、主題，目的是什麼？主題是什麼？(3)WHO何人、人員、對象，由誰來承擔？誰來完成？誰負責？(4)WHEN何時、時間，什麼時間完成？什麼時機最適宜？(5)WHERE何處、地點，在哪裡做？從哪裡入手？(6)HOW如何，如何執行？如何做？如何提高效率？如何實施？方法如何？ (7)HOW MUCH多少，多少經費收支？做到什麼程度？多少數量？多少質量水準？

隨著管理學的精進與價值創新的需求，對於企劃結果的預期就更顯重要，於是就發展出「5W2H1E」企劃法。「E」代表Effect(效果)，預期效果。我在神學院教「教會行政與事工」時，也教導學生將「5W2H1E」運用在教會活動企劃上，如此可以幫助教牧同工在領導教會時，進行有果效的會議、企劃、執行、考核與處置。以下就會議、企劃、執行、考核與處置做簡要分享，最後以幾項模擬的企劃案，提供大家參考。

一、會議

在長老教會會議中主要有「小會」、「長執會」。一般來說，事工方向由小會決策，事工執行由長執會執行。在議程中，議案的書寫大都以四項條列：案由、說明、辦法(企劃案)、議決。

二、企劃

「戴明循環」(Deming Cycle)：由P計畫(Plan)、D執行(Do)、C查核(Check)及A處置(Action)四大步驟過程所構成的一連串追求改善的行動。

What(什麼)—活動名稱：方案名稱、副標、slogan。清楚界定、方向與目標。

Why(為什麼)—活動說明：方案緣由、目的、沿革。說明原由、意義何在。
How(如何)—活動執行：SOP、工作說明、工作聯繫、執行、總彩排。方法如何做才能達到目標。
How much(多少)—活動預算：收入(報名費、補助款、奉獻)，支出(項目、單價、數目、總價、說明，雜支5%)。
When(何時)—活動時間：籌備進度表(dateline list)、執行流程表(rundown list)。
Who(何人)—執行人員：組織架構，分組、職掌、工作說明。
Where(何處)—活動地點：實施場所。方案執行所需場所、動線、人潮、天候、交通。
Effect(效果)—預期效果：人數、目的、漣漪效果。「有形效益」與「無形效益」。

三、執行

1.Dateline list

2.Rundown list

3.SOP

四、考核

依據「5W2H1E」的考核

五、處置

六、參考企劃案

蝶蝶不休2012暑期兒童營