黃春生牧師
有一說法,1880年代美國William Cleaver Wilkinson教授提倡以「Three Ws」,即 What? Why? What of it? (meaning)來查考聖經。雖然這沒有什麼獨創性,但後來卻被廣泛運用在各種層面,並擴大成為「Five Ws」,並應用在學習與教學上。(Henry Clay Trumbull, Teaching and Teachers, Philadelphia, 1888, p. 120.)
舊式的企劃案大都依循「人事時地物」的「Five Ws」,又稱為「5W」。經過人們的不斷運用和總結,逐步形成了一套成熟的「5W1H」模式中文又稱為「六何法」。此法,據說源自Rudyard Kipling在1902年的" Just So Stories(原來如此) "中的一篇詩 "The Elephant's Child"(大象的孩子)的內容。這首詩內容是:
I keep six honest serving-men
(They taught me all I knew);
Their names are What and Why and When
And How and Where and Who.
我有六個誠實的僕人
(我所知道的都是他們教我的);
他們的名字叫做「何事」、「為何」、「何時」、
「如何」、「何地」與「何人」。
在文學上六何法給予作者創作的思考方向,同樣地六何法也可以提供我們在思考方法上一個路徑,也可以說是一種創造技法。是對選定的項目、工序或操作,都要從原因(WHY)、目的(WHAT)、地點(WHERE)、時間(WHEN)、人員(WHO)、方法(HOW)等六個方面提出問題進行思考,可使思考的內容深化、科學化。
「六何法」之後很快有革新的「七何法」即「5W2H」。據說,此法是第二世界大戰中美國陸軍兵器維修部所創,有助於彌補經費、價值的考慮時的疏漏,也對六何法予以補充。七何法重點如下:(1)WHY為何、原因,為何要這麼做?為何理由?為何原因?(2)WHAT何事、主旨、主題,目的是什麼?主題是什麼?(3)WHO何人、人員、對象,由誰來承擔?誰來完成?誰負責?(4)WHEN何時、時間,什麼時間完成?什麼時機最適宜?(5)WHERE何處、地點,在哪裡做?從哪裡入手?(6)HOW如何,如何執行?如何做?如何提高效率?如何實施?方法如何? (7)HOW MUCH多少,多少經費收支?做到什麼程度?多少數量?多少質量水準?
隨著管理學的精進與價值創新的需求,對於企劃結果的預期就更顯重要,於是就發展出「5W2H1E」企劃法。「E」代表Effect(效果),預期效果。我在神學院教「教會行政與事工」時,也教導學生將「5W2H1E」運用在教會活動企劃上,如此可以幫助教牧同工在領導教會時,進行有果效的會議、企劃、執行、考核與處置。以下就會議、企劃、執行、考核與處置做簡要分享,最後以幾項模擬的企劃案,提供大家參考。
一、會議
在長老教會會議中主要有「小會」、「長執會」。一般來說,事工方向由小會決策,事工執行由長執會執行。在議程中,議案的書寫大都以四項條列:案由、說明、辦法(企劃案)、議決。
二、企劃
「戴明循環」(Deming Cycle):由P計畫(Plan)、D執行(Do)、C查核(Check)及A處置(Action)四大步驟過程所構成的一連串追求改善的行動。
What(什麼)—活動名稱:方案名稱、副標、slogan。清楚界定、方向與目標。
Why(為什麼)—活動說明:方案緣由、目的、沿革。說明原由、意義何在。
How(如何)—活動執行:SOP、工作說明、工作聯繫、執行、總彩排。方法如何做才能達到目標。
How much(多少)—活動預算:收入(報名費、補助款、奉獻),支出(項目、單價、數目、總價、說明,雜支5%)。
When(何時)—活動時間:籌備進度表(dateline list)、執行流程表(rundown list)。
Who(何人)—執行人員:組織架構,分組、職掌、工作說明。
Where(何處)—活動地點:實施場所。方案執行所需場所、動線、人潮、天候、交通。
Effect(效果)—預期效果:人數、目的、漣漪效果。「有形效益」與「無形效益」。
How(如何)—活動執行:SOP、工作說明、工作聯繫、執行、總彩排。方法如何做才能達到目標。
How much(多少)—活動預算:收入(報名費、補助款、奉獻),支出(項目、單價、數目、總價、說明,雜支5%)。
When(何時)—活動時間:籌備進度表(dateline list)、執行流程表(rundown list)。
Who(何人)—執行人員:組織架構,分組、職掌、工作說明。
Where(何處)—活動地點:實施場所。方案執行所需場所、動線、人潮、天候、交通。
Effect(效果)—預期效果:人數、目的、漣漪效果。「有形效益」與「無形效益」。
三、執行
1.Dateline list
2.Rundown list
3.SOP
四、考核
依據「5W2H1E」的考核
五、處置
六、參考企劃案